Эффективная координация проекта на всех стадиях его реализации

Для успешной и эффективной реализации проекта его необходимо постоянно координировать, поэтому в компании «АРМО-ЛАЙН» уделяется большое внимание процессу координации проекта, выполнения работ и эффективности коммуникаций между участниками проекта как внутри компании, так и с сотрудниками со-подрядных организаций. Такая политика позволяет обеспечить корректность и полноту информации, находящейся в распоряжении каждого участника проекта, и организовать быструю и результативную совместную работу.

Под координацией проекта здесь понимается обеспечение связей между различными областями и участниками проекта, для обмена информацией или обеспечения ресурсами в установленные сроки, включая определения потребностей в ресурсах на будущее. С целью координации действий участников проекта создается управленческая группа, осуществляющая общее руководство и контроль реализации проекта. Также эта группа принимает решения по ключевым вопросам, отслеживает изменения и учитывает возможные риски. 

Как правило, компания «АРМО-ЛАЙН» самостоятельно организует координацию действий всех участников проекта с целью недопущения конфликтных ситуаций, срывов сроков выполнения работ и оказания услуг по контрактам, а также, чтобы избежать превышения бюджета. При этом взаимодействие между участниками обеспечивает Руководитель Проекта. Однако, на особо крупных объектах создается Группа Координации Проекта – коллегиальный рабочий орган, куда входят представители Компании-Заказчика и Подрядных Организаций. 

Специалисты «АРМО-ЛАЙН» осуществляют координацию проектов на двух основных уровнях: взаимодействие внутри компании и межорганизационное взаимодействие. На первом уровне формируется команда проекта, работающая на исполнение конкретных задач конкретного заказа. В команду входят как исполнители работ, так и опытные менеджеры, способные организовать коммуникации и компетентные в решении текущих практических вопросов. 

Цель межгрупповой (межорганизационной) координации заключается в том, чтобы установить инструменты для коммуникаций и активно общаться с другими командами в порядке адекватного удовлетворения задач проекта и потребностей Заказчика наиболее эффективным способом. На этом уровне организуется взаимодействие со смежными подрядными организациями, субподрядчиками, поставщиками оборудования и представителями Заказчика. 

В процессе общения с Заказчиком команда проекта формулирует четко выраженные требования, их критические характеристики и основные зависимости между ними. Также отбираются критерии, по которым будут оцениваться результаты проекта. На этом этапе все решения документируются, а требования Клиента и концепция проекта согласовываются между всеми участниками работ. 

Также определяются критические зависимости между членами команды «АРМО-ЛАЙН», Заказчиком и смежными организациями, для чего между всеми участниками процесса проводятся переговоры, на которых вырабатываются и документируются процедуры контроля. Утвержденный ранее план и структура организации участников проекта используются для обеспечения эффективных и своевременных коммуникаций и передачи информации между командами, а также для координации групповой активности и контроля хода выполнения работ. 

При возникновении конфликтов Руководитель проекта организует их обсуждение и разрешает споры между группы участников. Все совместно выработанные участниками проекта рекомендации передаются Заказчику на утверждение, при этом Руководитель следит за тем, чтобы учитывались все мнения, которые влияют на ход проекта и межгрупповую координацию. Если некоторые разногласия между участниками проекта не представляется возможным согласовать, информация направляется Заказчику для принятия решения. Для оценки состояния дел с позиции клиента организуются периодические совещания с Заказчиком, на которых отслеживается корректность реализации всех выдвинутых им требований. 

При работе над проектом сотрудники «АРМО-ЛАЙН» отслеживают и координируют все несоответствия по срокам, качеству работ и получаемым ресурсам. Вся актуальная информация передается Заказчику с разъяснениями влияния ситуации на реализацию проекта, при этом предлагаются способы оптимизации процесса работы, и выполняется контроль исполнения плана, измененного после согласования. 

Все существующие и вновь возникающие риски оцениваются в режиме реального времени Руководителем проекта, который обеспечивает своевременный и качественный обмен информацией между участниками проекта, оценивает рекомендации по внесению изменений в план и адаптирует и координирует проектные решения. 

Кроме того, проектная команда «АРМО-ЛАЙН» отслеживает своевременное исполнение контрактных обязательств смежными организациями и поставщиками оборудования и комплектующих (на этапе реализации проекта). Результаты работ различных участников проекта, являющиеся информационными входами для других команд, просматриваются Руководителем проекта «АРМО-ЛАЙН», чтобы гарантировать, что они удовлетворяют специфическим потребностям конкретного проекта. 

К сожалению, в ходе реализации любого проекта возникают препятствия, появляется необходимость изменения объемов и/или типов работ и может меняться состав подрядных организаций. В таких случаях опытный Руководитель проекта может предупредить возникновение многих сложностей и организовать бесконфликтное и эффективное решение проблем. 

Именно в таких ситуациях грамотная координация действий всех участников проекта приносит наиболее ощутимые результаты. Слаженность действий команды, профессионализм Руководителя Проекта способны снизить (а иногда и полностью нейтрализовать) негативные последствия проблемных ситуаций для проекта в целом. При этом грамотно выстроенные взаимосвязи и эффективная коммуникация позволяют быстро принимать и воплощать решения по оптимизации рабочего процесса. Наличие структурированной системы контроля и отчетности дает возможность реализовать проект в надлежащем качестве, в установленные сроки и в пределах сформированного бюджета

Версия для печати