Комплексное предварительное планирование позволяет минимизировать затраты и эффективно управлять работами по проекту

Несомненным условием успешной реализации любого крупного проекта является четкое взаимодействие всех исполнителей и соблюдение установленных сроков проведения работ. Для этого уже в самом начале жизненного цикла проекта специалисты компании «АРМО-ЛАЙН» выполняют предварительное планирование, основанное на глубоком и всестороннем анализе специфики объекта, которое выполняется с учетом минимизации затрат со стороны Заказчика. В дальнейшем на основе этого плана будет сформирован бюджет проекта и детализирован график работ.

Хотя планирование и является интерактивным процессом, т.е. выполняется в течение всего срока реализации проекта, предварительный план должен быть выполнен особенно тщательно. Он является обобщенным представлением о предстоящем объеме работ, и в ходе его составления определяются основные ключевые события проекта, крупными мазками формулируются задачи и определяется степень взаимозависимости работ по основным направлениям.

В ходе планирования сотрудники «АРМО-ЛАЙН» придерживаются четкой логической последовательности, при этом процесс составления предварительного плана включает в себя следующие шаги, каждый из которых призван дать ответ на соответствующий вопрос: 

На данном этапе для разработки плана используются следующие входные данные:

• Договорные требования.
• Описание доступных ресурсов.
• Оценочные и стоимостные модели.
• Документация по аналогичным разработкам.

Однако, как показывает практика, процесс планирования не всегда является строго последовательным. Например, в самом начале проекта Заказчик определяет его ключевые вехи, но при разработке плана специалисты «АРМО-ЛАЙН» могут обнаружить неправильный порядок их следования, а то и вовсе недостижимость. В таких случаях планы корректируются, а с Заказчиком проводятся дополнительные переговоры. Кроме того, по ходу выполнения проекта планы получают большую детализацию, устанавливаются более мелкие вехи (для рабочих групп и отдельных исполнителей), также как и основные ресурсы (руководство проекта, ключевые исполнители) назначаются на ранних стадиях проекта, а специфические (конкретные исполнители) определяются на более поздних стадиях.

Дополнительно сотрудники «АРМО-ЛАЙН» выполняют управление процессом планирования, проводят идентификацию рисков и расчет их вероятности, а также формируют планы управления изменениями в проекте. Также на данном этапе организуются процедуры оптимизации, обзора и документирования плана.

На этапе разработки иерархической структуры работ (ИСР) менеджеры «АРМО-ЛАЙН» устанавливают связи между планом проекта и потребностями заказчика, которые представляются в виде функциональных спецификаций или описания работ. Благодаря созданию ИСР Заказчик и Команда Проекта получают возможность:

• Понять, какие работы необходимо выполнить для достижения каждой из определенных в проекте целей;
• Проверить, все ли цели отражены в плане проекта;
• Создать эффективную структуру отчетности;
• Указать на соответствующем уровне детализации ключевые моменты, которые должны быть ясно отражены в сети и календарном плане
• Определить менеджеров, ответственных за достижение ключевых результатов, и тем самым гарантировать, что достижение всех результатов будет контролироваться
• Обеспечить членам команды понимание их роли в контексте общей работы по выполнению проекта.

Следует отметить, что уровень детализации исходных спецификаций на этапе первоначального планирования может сильно различаться между собой. При этом процесс планирования может начинаться как при наличии готовых детальных технических спецификаций, так и при наличии только контракта с описанными основными и обеспечивающими видами подрядных работ. В некоторых ситуациях на этапе планирования может быть доступна только функциональная спецификация или требования к работам в самом общем виде. В любом случае планирующая группа «АРМО-ЛАЙН» использует метод ИСР для структуризации проекта и отражения процесса получения конкретных результатов деятельности (конечных продуктов).

Наибольшее внимание при разработке ИСР «АРМО-ЛАЙН» уделяет построению такой иерархической структуры проекта, которая бы позволяла эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и отображать результаты в информационной управленческой системе для обобщения графиков работ, стоимости, ресурсов, и дат завершения. При этом ИСР является эффективной графической технологией и предоставляет информацию в удобном для рассмотрения виде.

На следующем этапе специалисты «АРМО-ЛАЙН» разрабатывают Структурную Схему Организации (ССО) и Матрицу Ответственности, которые являются инструментами для структурирования работы команды и обеспечения достижения целей проекта. ССО является описанием организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в ИСР. Таким образом, цель разработки ССО состоит в назначении исполнителей для работ, указанных ранее в ИСР, и состав работ во многом определяет форму организационной структуры Команды Проекта.

Составление Матрицы Ответственности описывает ответственность подразделений за реализацию каждого элемента проекта. По одной оси в данной матрице находится детальный список работ ИСР, а по другой оси – список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении этих работ. При этом элементами матрицы являются коды видов деятельности из заранее определенного списка.

В зависимости от специфики проекта, виды ответственности могут различаться, а наиболее важную роль в выполнении любых детализированных работ играет ответственный непосредственно за их выполнение. Кроме того, в Матрице отображены люди и организации, обеспечивающие поддержку непосредственного исполнителя, а также те, кто будут осуществлять оценку и приемку работ. Также в данной Матрице можно отобразить информацию о деятельности смежных и субподрядных организаций и людей, которые не задействованы непосредственно в проекте, но могут оказывать поддержку в работе Команды.

В заключение следует отметить, что детальная проработка ключевых моментов на этапе предварительного планирования позволит избежать многих проблем, возникающих при работе в проектной команде с большим количеством компаний-участников. Опыт «АРМО-ЛАЙН» в реализации крупных проектов, в том числе международных, знание специфики их ведения и психологии бизнеса позволяют компании предусмотреть возможные риски на этапе предварительного планирования и организовать эффективное сотрудничество с российскими и зарубежными партнерами, ведущее Ваш проект к успеху.

Версия для печати