Составление детального графика работ для проектов любой сложности

Для контроля хода выполнения проекта необходимо разработать детальный график работ. При этом для разных типов заказов график может быть представлен в различных вариациях: от плана основных вех до комплексных компьютерных программ, позволяющих отслеживать реализацию мельчайших этапов работ. Используя свой богатый опыт работы с заказчиками, компания «АРМО-ЛАЙН» осуществляет планирование времени и ресурсов для проектов любой сложности.

Календарное планирование осуществляется на основании утвержденного (согласованного) Устава или Паспорта проекта. Если цель формирования инициирующих документов – снятие ключевых неопределенностей по целям, результатам и основным этапам проекта, то График работ по проекту разрабатывается специалистами «АРМО-ЛАЙН» для того, чтобы снять неопределенность на более детальном уровне, уровне «как именно будут достигаться цели и результаты».

План проекта представляет собой организованную определенным образом структуру документированной информации. Данная информация используется для планирования, организации и контроля деятельности проектной команды. Выполнение проекта состоит из многих стадий и этапов, осуществляемых различными исполнителями. Для успешной реализации этот сложный процесс должен быть четко скоординирован и увязан во времени.

В компании «АРМО-ЛАЙН» к используемым системам планирования и управления предъявляются следующие требования: способность оценить текущее состояние, предсказать дальнейший ход работ, помочь выбрать правильное направление для воздействия на текущие проблемы с тем, чтобы весь комплекс работ был выполнен в установленные сроки согласно бюджету.

На этапе детального планирования определяется последовательность выполнения работ, входящих в состав ИСР, для чего создается сетевой график. Этот график представляет собой информационно-динамическую модель, отражающую взаимные связи между различными видами работ, необходимыми для достижения конечной цели проекта.

Таким образом, для построения сетевых моделей необходимо выявить логические взаимосвязи между работами. Причиной взаимосвязей являются, как правило, технологические ограничения (начало одних работ зависит от завершения других). Комплекс взаимосвязей между работами определяет последовательность выполнения работ во времени.

Для определения такой последовательности необходима следующая информация: перечень работ, описание продукта, технологические, дискретные и внешние взаимосвязи, ограничения и предположения. Отметим, что подобное сетевое планирование является гибким инструментом составления календарного плана и существенно помогает при анализе его выполнения.

После разработки сетевой модели проекта наступает этап построения идеального календарного графика работ, при создании которого специалисты «АРМО-ЛАЙН» выполняют по каждому виду работ идеальные оценки длительности их выполнения. При определении таких идеальных оценок пренебрегают ограниченностью ресурсов и учитывают только технологические ограничения и нормативы. Полученные результаты вводят в сетевую модель и определяют общую продолжительность проекта.

Наличие сетевой модели позволяет менеджеру «АРМО-ЛАЙН» оптимизировать и уменьшить общую длительность проекта, что становится возможным за счет следующих действий:

•   сокращение времени выполнения отдельных работ,
•   организация их параллельного выполнения,
•   устранение временных разрывов. 

Для оптимизации сетевой модели во времени сотрудники «АРМО-ЛАЙН» выбирают именно те работы, которые в действительности определяют длительность проекта, и отделяют их от тех, которые не влияют на суммарное время реализации. В случае сложных проектов количество работ определяющих его длительность, как правило, составляет небольшую часть (20%) и их выделение позволяет сосредоточить усилия по оптимизации в нужном направлении.

Чтобы выделить работы, определяющие общую длительность проекта, как правило, применяется метод критического пути, согласно которому данные работы называют критическими, а их сетевую взаимосвязь – критическим путем. В процессах оптимизации и управления проектом основное внимание сотрудники компании сосредотачивают на главном направлении, то есть на работах критического пути.

Выполняемые в ходе проекта работы требуют разнообразных ресурсов. На этапе детального проектирования определяется перечень и количество этих ресурсов, после чего специалисты строят матрицу их распределения по работам для наглядного отображения взаимосвязей и возможностей оптимизации. Кроме того строится профиль доступности ресурсов, отражающий их наличие в каждый момент времени реализации проекта.

Детальное планирование работ по крупным комплексным проектам включает в себя также построение ресурсных гистограмм, показывающих перегрузку/недогрузку по ресурсам. Таким образом выявляются ограничения, которые позволяют произвести дальнейшую оптимизацию идеального календарного план-графика проекта, который затем перерабатывается в реальный план-график выполнения работ с учетом возможных задержек и рисков. На этом этапе оптимизируется соотношение цена-сроки-качество в соответствии с индивидуальными потребностями Заказчика и спецификой конкретного проекта.

Процедура переработки идеального плана в реальный называется выравниванием ресурсов, и при ее реализации возможны следующие варианты:

•   разнесение параллельных задач (приводит к увеличению времени проекта, улучшению качества);
•   увеличение длительности задач (приводит к увеличению времени проекта, улучшению качества, как правило, снижению цены);
•   разрыв задач (приводит к увеличению времени проекта, как правило, снижению цены);
•   назначение дополнительных ресурсов и / или изменение их профиля (приводит к увеличению стоимости проекта, улучшению качества, сокращению сроков);
•   смешанный подход (приводит к увеличению времени и стоимости проекта).  

Во всех вариантах выравнивания происходит либо увеличение времени, либо увеличение стоимости проекта. В общем случае существует соотношение неопределенностей между основными показателями проекта: временем, стоимостью и качеством. При улучшении одного параметра, всегда ухудшаются один или два других. Именно для того, чтобы найти оптимальный баланс между этими тремя показателями, требуется многолетний практический опыт менеджера при оптимизации плана проекта.

После тщательного анализа всех имеющихся в наличии ресурсов (временных, человеческих, материальных) и их взаимосвязей специалисты «АРМО-ЛАЙН» разрабатывают детальный график производства работ, принимающий во внимание корреляцию ресурсов и возможные риски, а так же отражающий взаимосвязи и взаимозависимости отдельных видов работ.

Наличие детального графика работ позволяет сотрудникам «АРМО-ЛАЙН» на этапе реализации проекта отследить динамику исполнения мельчайших задач, своевременно заметить отклонения в сроках, определить их влияние на общий ход работ и принять соответствующие меры. Качественно составленный план дает возможность точно установить, к каким последствиям может привести изменение задач или объема ресурсов, и определить целесообразность проведения такого рода изменений.

Версия для печати